Es importante conocer los conceptos básicos antes de elegir un proveedor de salas de datos virtuales para su entorno empresarial dinámico. Debe dedicar menos tiempo al papeleo, pero debe asegurarse de que cada miembro del equipo tenga acceso a la información que necesita. Necesita cerrar un trato rápidamente, pero se le pasó algo por alto durante la inspección. No puede permitir esto, por lo que decidió elegir la opción de utilizar la útil funcionalidad de una sala de datos virtual moderna. Lidiar con procesos de diligencia debida complejos, que requieren mucho tiempo y no tan interesantes para acuerdos como fusiones y adquisiciones, empresas conjuntas, ofertas públicas iniciales y financiaciones es difícil, pero con una solución data room para due diligence, puede compartir y discutir más información con otras partes en menos tiempo que nunca antes.
Esta es una de las principales razones por las que las salas de datos virtuales (VDR), que son depósitos de datos basados en la web donde diferentes partes pueden almacenar y compartir información importante de forma segura, se han vuelto tan populares en los últimos años.
Pero con tantos fabricantes de VDR (y tantas plataformas de almacenamiento en la nube) en el mercado, es importante saber qué hace que un VDR sea bueno antes de tomar una decisión. Esto es a lo que debes prestar atención
Facilidad de uso VDR
Muchos fabricantes de VDR sobrecargan su software con funciones innecesarias y procesos complejos. Antes de comenzar, solicite una demostración de VDR para asegurarse de que usted y su equipo se sientan cómodos utilizando la funcionalidad de la sala de datos virtual elegida.
Sistema de precios
Los proveedores de VDR normalmente cobran según los megabytes (MB) de datos utilizados o la cantidad de páginas guardadas. Dependiendo de la tarea, es importante la flexibilidad en la implementación de ambas soluciones. Cuando los documentos almacenados en el VDR son en su mayoría texto (por ejemplo, hojas de cálculo o informes), el precio por MB de datos puede ser menor. Si su documento contiene muchos gráficos o archivos de imágenes grandes, como diseños de patentes, el tamaño del archivo será significativamente mayor y tendrá que pagar por cada página guardada. También deberás decidir si pagar por usuario o de forma ilimitada por tu proyecto subido a VDR. Dependiendo del contrato, el proveedor de VDR ideal debería poder escalar para satisfacer sus necesidades con el tiempo.
Implementación y soporte futuro
Es importante que disfrute dedicando tiempo a aprender a usar VDR y trabajar con complementos. Configure y cargue todos los documentos que su entorno empresarial necesita para aprovechar al máximo VDR y asegúrese de que todos los involucrados en los negocios comprendan dónde está todo en VDR y cómo funciona. Debe elegir un proveedor confiable. El soporte técnico no puede terminar ahí. Un proveedor de servicios VDR debe brindar atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana para responder preguntas en cualquier momento, incluso de noche y los fines de semana. Su cirugía no esperará y usted tampoco.
Espacio de datos virtual totalmente protegido
La información enviada durante cada transacción es altamente confidencial, por lo que el VDR debe ser resistente a ataques de piratas informáticos. Verifique si su proveedor está certificado por terceros en cuanto a estándares de seguridad, ya que estos son buenos criterios para garantizar que usted y su equipo comercial tengan un desempeño de seguridad actualizado. Vale la pena fijarse en la ubicación de los servidores VDR, así como en la reputación y experiencia del proveedor del servicio.
En VDR, puedes controlar quién ve qué
Un buen proveedor de VDR le permite controlar quién puede ver qué documentos, ya sea una carpeta grande de documentos o un documento individual dentro de una carpeta grande, y permite a los usuarios realizar acciones sobre esos documentos. También puedes limitar tu actividad:
- Los mejores proveedores de DVR pueden ver lo que estás haciendo en el VDR, manteniendo tus datos seguros;
- Esto incluye marcas de agua de documentos y restricciones de impresión.
VDR es un lugar virtual para la realización de importantes negocios y eventos, que nunca decepciona
A veces (muy raramente) el servidor falla debido a la tecnología y funcionalidad VDR. Sin embargo, los proveedores de VDR más confiables tienen un segundo servidor, preferiblemente en una región diferente a la del primero. Considere esto al elegir un proveedor. En este caso, el segundo servidor debe copiar constantemente los datos después de que falla el primer servidor y migrarlos automáticamente. Esto es importante para garantizar el buen funcionamiento de los proyectos.
¿Por qué es importante aprender todos los conceptos básicos antes de elegir un proveedor de sala de datos y aprovechar todas las funciones de sala de datos virtual disponibles?
Las salas de datos virtuales brindan una forma eficiente para que las empresas implementen diversas funciones que incluyen la capacidad de organizar, almacenar y compartir fácilmente documentos confidenciales; estas soluciones están disponibles a un costo mucho menor que las salas de datos físicas que alguna vez fueron estándar. Las salas de datos virtuales permiten que las fusiones y adquisiciones se lleven a cabo de manera más eficiente y efectiva que en cualquier otro lugar.
