Virtual Data Room (VDR) es un entorno en línea seguro para almacenar, compartir y trabajar productivamente de forma segura en documentos comerciales confidenciales para respaldar una variedad de necesidades comerciales y ejecutar transacciones especiales como fusiones y adquisiciones, OPI y recaudación de fondos. Para aprovechar al máximo su solución VDR y garantizar la privacidad y la disponibilidad de información confidencial, su sala de datos virtual debe estar configurada correctamente. El objetivo clave de este artículo es brindar consejos prácticos sobre cómo prepararse eficazmente para el uso de una sala de datos virtual, particularmente en términos de diligencia debida.
¿Cómo configurar correctamente el espacio de datos virtuales?
A continuación se detallan algunos pasos clave a seguir al configurar su sala de datos virtual. Elija un proveedor confiable de espacio de datos virtuales. A continuación se ofrecen algunos consejos importantes para elegir el proveedor de soluciones VDR Datarooms.mx adecuado:
- Determinar las necesidades reales de su negocio;
- Decida para qué sirve el espacio de datos virtuales;
- Determine cuántos datos necesita almacenar;
- Decida exactamente qué tipos de archivos desea almacenar y cuántos usuarios deberían tener acceso a su software;
- Determine las características deseadas de la sala de datos virtual. Explore las funciones que necesita para administrar sus documentos de forma completamente segura, incluidas marcas de agua, edición, tachados, derechos de usuario, registros de auditoría y configuración de documentos;
- Verificar la reputación del proveedor y el nivel actual de seguridad;
- Lea estudios de casos y reseñas de clientes;
- También verifique si el proveedor tiene certificaciones de seguridad de la industria vigentes;
- Consulta los términos y condiciones de los diferentes proveedores de servicios de data room virtual;
- Asegúrese de que no haya costos ocultos y que los precios sean transparentes.
Determina los parámetros generales del espacio de datos virtual que necesitas
La configuración de un espacio de datos virtual generalmente comienza con la configuración básica. Nombra tu proyecto. Nombra la actividad. Para aumentar la seguridad de las transacciones de fusiones y adquisiciones, es importante utilizar un generador de números aleatorios. Publique la información de contacto del director del proyecto. Los usuarios potenciales de VDR pueden contactarlo si tienen preguntas sobre el proyecto.
Configure su sala de datos virtual
Muchos proveedores de servicios de salas de datos virtuales ofrecen poderosas herramientas de personalización que permiten a los clientes cambiar la apariencia de su sala de datos virtual y fortalecer su identidad de marca. Los usuarios de VDR pueden agregar el logotipo de una empresa. Agregue el logotipo de su empresa en la parte superior o inferior del espacio de datos virtual. Elija un color de etiqueta. Elija colores que representen su marca y asegúrese de que coincidan con su logotipo. Personaliza el fondo de la página de inicio de sesión. Reemplace su página de inicio con un logotipo o una foto que refleje la identidad de su marca.
Establecer marcas de agua
¿Qué es una marca de agua en un documento? Esta es la imagen o texto detrás del contenido del documento confidencial (nombre de usuario, datos o dirección IP). La marca de agua proporcionada por la sala de datos virtual es requerida en los siguientes casos:
- Seguridad. La marca de agua significa que el documento contiene información confidencial y no se puede compartir sin permiso;
- Trazabilidad. Las marcas de agua se pueden utilizar para identificar la fuente de una fuga de datos;
- Cumplimiento de seguridad vigente. Algunos organismos reguladores pueden exigir que las marcas de agua cumplan con los estándares de privacidad aplicables.
Por razones de seguridad, los proveedores del departamento de datos recomiendan que todos los documentos tengan una marca de agua y que los archivos originales no se distribuyan sin la marca de agua.
Establecer etiquetas de documentos
Agregar etiquetas es una forma útil de clasificar documentos comerciales confidenciales y crear una estructura de carpetas organizada con una navegación conveniente para todos los usuarios. Existen varios tipos de etiquetas de documentos, pero las más comunes son: etiqueta de sección. Divida los archivos en partes apropiadas. Por ejemplo, legal, financiero, marketing, TI, etc. Etiqueta de estado. Clasificación de documentos por estado. Por ejemplo: "revisar", "hecho", "aprobado" y "rechazado". Señales de acceso. Organice archivos según quién pueda verlos, descargarlos o editarlos. Por ejemplo, privado, limitado, público, etc.
Agregue documentos y archivos a la sala de datos virtual
Con muchas funciones clave y eficientes de administración de documentos disponibles en las salas de datos virtuales actuales, cargar y administrar archivos es ahora un proceso simple e intuitivo para todos. En general, puede mover los archivos que necesita arrastrando y soltando. Simplemente seleccione los archivos que desea cargar y arrástrelos a la plataforma VDR. Carga masiva de archivos. Cargue varios archivos a la vez sin límites de tamaño o número. Puede habilitar la indexación automática de documentos. Elija si desea mostrar los documentos de forma secuencial o alfabética. Utilice archivos de etiquetas. Puede ordenar los archivos descargados por categorías (estado, acceso). Cambiar el nombre de archivos. Haga que los nombres de los documentos sean más significativos cambiándoles el nombre en la sala de datos virtual. Sube archivos en cualquier formato. Descargue documentos en el formato que desee y conviértalos en archivos PDF seguros.
